Manuelle Geschäftsprozesse sind teuer. Müssen Mitarbeiter von Hand Auftragsdaten eintippen oder Rechnungen von einem Programm in ein anderes übertragen, kostet das nicht nur Zeit. Häufig sind auch Korrekturen zum Beheben von Fehlern notwendig. Abhilfe schafft der automatisierte Datenaustausch.

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Das Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET ist in der Lage, Daten mit verschiedenen Anwendungen auszutauschen: mit dem Kassensystem, der Waage oder mit einer Finanzbuchhaltungs-Software wie DATEV – alles klassische Schnittstellenprogramme für die Warenwirtschaft. Darüber hinaus verfügt Orgasoft.NET über eine Anbindung zum SAP ERP-System.

Was bringt der Datenaustausch zwischen ERP-System und Warenwirtschaft?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise Resource Planning, also Geschäftsressourcenplanung. Mit einer ERP-Software lassen sich betriebliche Produktionsfaktoren wie Personal, Finanzen oder Rohstoffe verwalten. Hinsichtlich der Aufgaben von ERP-Lösung und Warenwirtschaftssystem gibt es einige Überschneidungen.

Vor allem Daten, die bei der Steuerung des Warenflusses entstehen, nutzen beide Programme. Ohne einen automatisierten Datentransfer zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP-System müssen diese Daten doppelt eingetragen werden. Im Warenwirtschaftssystem erfasste Wareneingänge zum Beispiel gelangen ohne vorhandene Schnittstelle nur durch manuelle Übertragung ins ERP-System. Mit Schnittstelle wird dieser Schritt überflüssig.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Zeitersparnis
  • Weniger Erfassungsfehler
  • Senkung von Personalkosten

IDoc als Standardformat zur Kommunikation mit SAP

Die Abkürzung IDoc steht für Intermediate Document. Das Dokumentenformat ist das Mittel der Wahl zum Datenaustausch mit dem SAP ERP-System. Dieses Programm hat SAP viele Jahre unter dem Namen SAP R/3, und zwischenzeitlich als mySAP ERP, vermarktet.

IDocs gibt es in zwei Varianten: einer textbasierten, älteren Variante und in einer neueren Darstellung, welche auf einem XML-Schema basiert. Unser Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET nutzt für den Datentransfer das neuere XML-Schema.

So funktioniert die IDoc-Schnittstelle des Warenwirtschaftssystems Orgasoft.NET

Beim IDoc-Export werden alle Nutzdaten eines bestimmten Belegtyps, z. B. einer Bestellung, übertragen. Mit der IDoc-Schnittstelle von Orgasoft.NET lassen sich vom Warenwirtschaftssystem folgende Geschäftsbelege ans SAP ERP-System übertragen:

  • Filial-Bestellungen
  • Lieferantenbestellungen
  • Wareneingänge

Automatische Erzeugung der Austauschdatei

Der Datentransfer ist auf verschiedenen Wegen anstoßbar. Besonders komfortabel und zeitsparend ist es, wenn bei jedem Vorfalldruck im Warenwirtschaftssystem automatisch ein Austauschdokument für SAP erzeugt und gesendet wird. Ist das nicht gewollt, lässt sich der Datenexport auch zu einem anderen Zeitpunkt auslösen.

Weiterverarbeitung des IDoc-Dokuments in SAP oder anderen Programmen

Beim IDoc-Export eines Geschäftsvorfalls legt Orgasoft.NET die entsprechende Datei in einem dafür vorgesehenen Verzeichnis des Warenwirtschaftssystems ab. An diesem Speicherort wird sie vom SAP ERP-Systems gelesen und weiterverarbeitet. Nach dem Export können IDoc-Dokumente auch an andere Anwendungen im eigenen Unternehmen weitergegeben oder für den Datenaustausch mit externen Geschäftspartnern genutzt werden.

Die Grenzen von IDoc: Wann kommen andere Formate wie EDI zum Einsatz?

IDoc ist ein SAP-spezifisches Format, eignet sich also nur für die Kommunikation mit einem SAP ERP-System. Für diesen Zweck ist es zweifellos die effektive Option zum Datenaustausch.

Für den Austausch mit anderen Programmen hingegen ist ein einheitliches Format notwendig. Hier bietet sich das EDIFACT-Format an. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist eine branchenübergreifende Nachrichtenstruktur zum Austausch von Daten. Es gibt noch weitere dieser international gültigen EDI-Standards, von denen EDIFACT wohl der umfassendste und weltweit am häufigsten verwendete ist. EDI-Standards wie EDIFACT kommen nicht nur für den Datentransfer mit anderer Software (nicht SAP) in Frage. Auch bei der Kommunikation mit älteren SAP-Versionen können sie notwendig sein.

Orgasoft.NET unterstützt IDoc, EDI und ZUGFeRD

Mit Orgasoft.NET haben Sie die Wahl. Das Warenwirtschaftssystem verfügt sowohl über eine IDoc-Schnittstelle für den Datenaustausch mit SAP als auch eine EDI-Schnittstelle. Auch papierlose Belege im ZUGFerd-Format kann die Software verarbeiten. Möchten Sie als Anwender von Orgasoft.NET mit den Schnittstellen arbeiten, sind diese als Modulerweiterung zu Ihrem Warenwirtschaftssystem nutzbar.

In unserem Blog erfahren Sie außerdem: Warum ein EDI-fähiges Warenwirtschaftssystem Ihre Kosten senkt

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