Wann wurde dieser Artikel einer neuen Warengruppe zugeordnet? Welchen Verkaufspreis hatten wir früher? Solche und andere Fragen beantwortet im Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET das Logbuch. Das Modul protokolliert Änderungen und macht sie nachvollziehbar, wenn sich niemand mehr an die ursprünglichen Eingaben erinnert. Bei steuerrelevanten Daten ist das sogar notwendig, um den GoBD zu genügen. Aber auch das Unternehmen profitiert.

Logbuch Warenwirtschaftssystem Orgasoft.NET GoBD

Grundsätze der GoBD

Die GoBD sind die "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff". In den GoBD gibt das Bundesfinanzministerium vor, wie mit steuerrelevanten, elektronisch erfassten Daten umzugehen ist.

Unser Warenwirtschaftssystem verfügt über alle notwendigen Funktionen, damit Anwender von Orgasoft.NET diese Vorschriften erfüllen. Eines dieser Feature ist das Protokollieren von ausgewählten Datenänderungen im Logbuch. Doch bevor wir das Modul näher vorstellen, werfen wir einen kurzen Blick auf die Grundsätze der GoBD:

  1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

    Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können.

  2. Vollständigkeit

    Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden. Aufbewahrt werden müssen alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung steuerrelevanter Aufzeichnungen wichtig sind (z. B. gescannte Eingangsrechnungen, archivierte Geschäftsmails).

  3. Richtigkeit

    Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften zutreffend durch Belege abzubilden, der Wahrheit entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung zutreffend zu kontieren.

  4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

    Jeder Geschäftsvorfall muss zeitnah, möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung, in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch erfasst werden.

  5. Ordnung

    Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Verlangt werden eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.

  6. Unveränderbarkeit

    Erfasste Informationen dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden. Die Datenverarbeitungssoftware, also u. a. das Kassensystem oder das Warenwirtschaftssystem, muss eine Protokollierung von Veränderungen und Löschungen von und an den Dokumenten und Aufzeichnungen ermöglichen.

In einer Verfahrensdokumentation ist darüber hinaus festzuhalten, wie die GoBD und andere Anforderungen zum Umgang mit Daten und Belegen erfüllt werden.

Das Logbuch – wichtig fürs Finanzamt, nützlich für Sie

Insbesondere bei der Erfüllung der Grundsätze 1 und 6 hilft das Logbuch. Mit dem Modul  können Sie in Orgasoft.NET wichtige Datenfelder einer Tabelle per Mausklick zur Protokollierung kennzeichnen. Sobald sich danach der Wert eines solchen markierten Feldes ändert, wird dies im Warenwirtschaftssystem protokolliert.

Sie sehen danach in der Kontrollansicht nicht nur die alten und neuen Daten zum Vergleich, sondern Sie sehen auch, wann es welcher Benutzer an welchem Arbeitsplatz geändert hat.

Das Logbuch ist damit nicht nur ein Baustein zur Erfüllung der GoBD. Es zahlt sich in jedem Unternehmen aus, in dem mehrere Mitarbeiter mit der Pflege und Veränderung von Datenbeständen im Warenwirtschaftssystem betraut sind. Denn früher oder später tun sich bei verteilter Verantwortung Fragen auf, wie:

  • Wer hat das geändert?
  • Was stand vorher drin?  
  • Seit wann ist dieser Wert so?

Das Logbuch beantwortet diese Fragen und gibt die Sicherheit, dass Daten nicht unwiderruflich überschrieben werden können, sondern im Bedarfsfall rekonstruierbar sind, und dass das aufwändige Rücklesen einer Datensicherung unnötig ist.

Best Practice: Stammdaten Logbuch

In unserem Forum finden Sie eine Empfehlung, wie Sie Ihr Logbuch konfigurieren können. 

Fragen zu den GoBD oder dem Logbuch?

Sprechen Sie uns einfach an. Wir beraten Sie nicht nur zum Einsatz des Moduls Logbuch, sondern auch zu den GoBD und richten Orgasoft.NET GoBD konform für Sie ein.

 

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